Capacitación Inicial
¿Cómo hacer el cierre diario o cuadre de caja?
Cuadre de caja
1- Acceso al Sistema: Ingrese al sistema y dirígete a la sección de Inventario. Selecciona la opción Cuadre de Caja.
2- Selección de Caja: En la pantalla, desmarque la opción de Todas las Cajas. Luego, utiliza el menú desplegable para seleccionar la caja que tiene un asterisco (*), que corresponde a su caja asignada. Actualice la página para cargar la información correspondiente.
3- Modificación del Cuadre de Caja: Acceda a la pestaña Cuadre de Caja y haga clic en el ícono de Modificar (lápiz). Aparecerá una ventana informando que la información ha sido actualizada. Presione Aceptar.
4- Verificación de Datos: Revise cuidadosamente todos sus depósitos, gastos, efectivo y cheques en caja.
5- Manejo de Faltantes: Si identifica algún faltante, haga clic en Adicionar Remesas y complete la siguiente información:
- Banco: Seleccione el campo de bancos y presione la tecla B. Indique el banco con el que trabaja.
- Monto Faltante: Especifique la cantidad que falta.
- Número de Remesa: Ingrese el número correspondiente.
- Fecha: La fecha se autocompletará automáticamente si es la fecha actual; no es necesario ingresarla manualmente.
NOTA: Se denomina “faltante” al monto de dinero en efectivo que se ha recibido durante el día y que, por algún motivo, aún no ha sido remitido al banco o a caja. Es importante tener en cuenta que, aunque físicamente el efectivo no se remese ese mismo día, el sistema requiere que el proceso de remesa del faltante se registre diariamente para permitir el cierre correcto de la jornada.
En otras palabras, el registro de esta remesa debe realizarse en el sistema todos los días, ya que forma parte indispensable del flujo operativo. Sin este paso, no es posible ejecutar el cierre diario. No obstante, la entrega física del efectivo (ya sea al banco o a caja) puede efectuarse posteriormente, siempre que quede debidamente reflejada en el sistema como una remesa realizada.
6- Guardado y Cierre: Una vez que haya ingresado toda la información, haga clic en Guardar y luego en Cerrar Día para finalizar el proceso.
NOTA: ¿Has dejado de facturar durante varios días?
Para evitar tener que cerrar manualmente cada uno de esos días, simplemente marca la casilla “Dejar activo el día de hoy” y luego haz clic en “Cerrar día”.
El sistema se encargará automáticamente de cerrar todos los días pendientes de facturación, agilizando así el proceso y evitando que tengas que hacerlo uno por uno.
¿Cómo hacer una factura?
Facturación
1- Ingresar al Sistema:
2- Menú principal- Ventas- Facturación
3- Dar Clic en Nuevo Documento: (Esta en la parte superior del centro) Este habilita la ventana para facturar
4- Seleccionar al cliente dando clic en la “Lupa” que está en la parte superior derecha de la pantalla bajo el icono Imprimir: Escribir en el buscador:
- El Nombre, Apellido, Código, Numero Tributario, Numero de Identidad Personal del cliente con el cual ha sido registrado previamente. Dar “ENTER”
- Seleccionar el cliente que necesita, este, aparecerá en la parte inferior del recuadro, después en “Ok” o doble clic en el cliente seleccionado.
- El cliente seleccionado aparecerá en la “LUPA” superior derecha, listo para poder facturar
5- Bajo el apartado del cliente hay una pestaña donde seleccionamos el documento que vamos a emitir, dar Clic en él y seleccionamos en este caso “FACTURA”
6- Seleccionar la forma de Pago, esta aparece bajo la sección del Cliente: Desplegara una ventana con una lista de opciones que la empresa tiene para recibir el pago de los clientes. Seleccionar una y dar “Ok”.
7- Selecciona el Vendedor este aparece bajo la selección de forma de pago: Aparecerá una ventana con una lista de vendedores. Seleccionar uno y dar “Ok”
8- Bajo la sección del vendedor a esta un apartado para escribir el “Producto” o “Servicio” a Facturar:
- Puedes escribir en el buscador: El Nombre, o el apellido, o el Código, o el Numero con el cual ha sido registrado previamente. También podemos poner la inicial de la palabra, por si no se recuerda de cómo fue guardado. Luego de dar Enter
- Se desplegará en la parte inferior derecha el listado de productos o servicios relacionados con nuestra búsqueda y la cantidad en existencia.
- Selecciona el producto o servicio y se desplegará un recuadro para colocar la cantidad del Producto a facturar y el precio, si no ha sido asignado previamente. Si no, sera el precio en automático. Este proceso se realizará las veces que sea necesario para ir agregando los productos.
9- Una vez ya están listos los ítems para el cliente, nos vamos al botón “GUARDAR” (Este es en forma de Disquete en la parte Central Superior):
- Despliega una ventana donde genera una vista de lo facturado donde se podrá corroborar los datos ingresados. Hacemos una revisión que todo está correcto y Luego damos “OK”
- El sistema lee la información, y la envía en automático al Ministerio de Hacienda, el cual devolverá con el respectivo Sello de validación de nuestro DTE
- Si no hay ningún inconveniente se nos notificara la recepción y solo debemos dar en “Aceptar”
¿Cómo realizar un Comprobante de Crédito Fiscal
Comprobante Crédito Fiscal
1- Acceso al Sistema: Menú principal- Ventas- Facturación
2- Dar Clic en Nuevo Documento:
3- Seleccionar al cliente dando clic en la “Lupa”: Escribir en el buscador: El Nombre, o apellido o NRC o el NIT.
4- Seleccionar el cliente, y dar OK
5- Seleccionar el tipo de documento: CCF (crédito Fiscal) y dar “Ok”
6- Seleccionar la forma de Pago: Contado, Efectivo, Tarjeta, Transferencia, etc
7- El Vendedor: se genera en automático, pero puedes cambiarlo en el desplegable
8- Escribir el “Producto” o “Servicio”
9- Una vez ya están listos los ítems para el cliente, se le da “GUARDAR”
10- Se corroboran los datos, dar OK
11- El sistema enviará el CCF en automático al Ministerio de Hacienda, quien lo devolverá sellado.
12- Dar “Aceptar” para finalizar
¿Cómo realizar una factura de exportación?
Factura de Exportación
1- Acceso al Sistema: Menú principal- Ventas- Facturación
2- A continuación presione el botón de Nuevo Documento (ubicado en la parte del superior)
3- Seleccionar al Cliente
4- Seleccionar el tipo de DTE: Factura de exportación
5- Seleccionar la forma de Pago,
6- El Vendedor se genera en automático: puede ser cambiado
7- Escribir el “Producto” o “Servicio” a Facturar.
8- Seleccionar el Código del “Icoterms” que está en la parte Central de la pantalla como “O. Compras”, seguido de una letra “B”
- Dar “Clic” en la letra “B”
- Despliega un catálogo de Incoterms, seleccionar el que se acopla a nuestra necesidad.
9- Dar Clic en el botón “GUARDAR”
10- Corroborar la información de Nuestra Factura de exportación y dar OK
11- Si el sistema mandara la factura en automático al Ministerio de Hacienda
12- Si no hay ningún inconveniente aparecerá una ventana sonde nos confirma el sello de recepción y solo debemos dar en “Aceptar”
¿Cómo realizar una Nota de Crédito o Débito por precio?
Nota de Crédito y Notas de Débito por precio
1- Ingrese al sistema, luego diríjase al menú principal, Apartado de ventas y seleccione la ventana de NC y ND por Precio
2- Diríjase a la pestaña de Detalle del Documento y presione el botón de Nuevo Documento (ubicado en la parte superior)
3- Coloque a su cliente
- Presione el apartado y luego la tecla F2 o presione el botón de la Lupa
- Aparecerá una ventana en la cual colocará el nombre de su cliente, su número de NIT o su número de registro
- Selecciónelo y dar doble clic, Enter o presione el botón de OK
4- En el apartado de transacción presione el desplegable y coloque su tipo de transacción, ya sea Nota de Crédito o Nota de Débito
5- En la sección del vendedor, presione el apartado y luego la tecla F2
6- En la sección de Forma de Pago, presione el desplegable y seleccione su método de pago
7- En la sección de documento, en el apartado coloque el numero de registro de su documento y darle Enter
8- Coloque la cantidad
- Si es Nota de Crédito coloque la cantidad a abonar en el apartado de abono
- Si es Nota de Débito coloque la cantidad a cargar en el apartado de cargo
9- Presione el botón de Guardar y luego presione el botón de Cerrar documento
Aplicación de Nota de Débito/Crédito
10- Diríjase a la pestaña de Aplicar Nota de Débito/Crédito
11- Revisar lo siguiente:
- Si es Nota de Crédito, en la parte superior izquierda confirmar que la cantidad que se encuentra en abono es la misma que aparece en la columna de Nota de Crédito en la tabla de abajo
- Si es Nota de Débito, la parte superior izquierda confirmar que la cantidad que se encuentra en cargo es la misma que aparece en la columna de Nota de Crédito en la tabla de abajo
12- Presione el botón de Imprimir para finalizar con la Nota.
¿Cómo realizar una Factura de Sujeto Excluido?
Factura de Sujeto Excluido
1- Acceso inicial
- Ingrese al sistema.
- Diríjase a la ventana de Compras.
- Seleccione la opción Registro de Compra.
2- Crear un nuevo documento
- Acceda a la pestaña Detalle del Documento.
- Presione el botón Nuevo Documento ubicado en la parte superior.
3- Completar los campos del documento En la parte izquierda encontrará campos para completar:
- Indique el Tipo de Documento:
- Excluido.
- Proporcione los siguientes datos:
- Proveedor: Escriba el código o utilice la herramienta de búsqueda (Lupita) para encontrarlo por nombre.
- Forma de Pago: Seleccione la modalidad correspondiente.
- Encargado de la Compra: Identifique quién gestiona la transacción.
- Tipo de Compra: Seleccione entre:
- Normal
- Importación
- Especifique la Bodega de destino.
- En el centro de la pantalla, indique:
- El Tipo de Moneda.
- El Producto y la cantidad.
4- Presione Guardar en la parte superior.
5- Finalice presionando Cerrar la Compra en la parte superior derecha.
6- Adicionalmente, presione el botón Generar Sujeto Excluido para completar el registro.